การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ หมายถึง การทำงานที่ได้ผลงานอย่างมีคุณภาพ โดยสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย พลังงานและเวลาน้อยที่สุด
แต่สำหรับองค์กรนั้น การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ คือ การทำภารกิจให้สำเร็จโดยประหยัดทั้งเวลา ทรัพยากร และกำลังคน
จึงกล่าวได้ว่า ประสิทธิภาพการทำงานของคนในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้องคก์กรประสบความสำเร็จ บทความนี้ขอแนะนำ 4 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานง่ายๆ แต่ได้ผลดี
1.ตั้งเป้าหมายและวางแผนก่อนลงมือทำ
1.1 ตั้งเป้าหมายในการทำงาน
ก่อนที่จะเริ่มต้นการทำงานทุกครั้งต้องตั้งเป้าหมายการทำงานล่วงหน้า เป็นเป้าหมายที่ชัดเจน ทั้งระยะสั้น ระยะกลาง ระยะยาว การตั้งเป้าหมายจะช่วยให้การทำงานมีทิศทางที่จะมุ่งไป
1.2 วางแผนก่อนลงมือทำ
การวางแผนก่อนลงมือทำงานจะช่วยให้รู้ว่าต้องทำงานอะไรบ้าง การทำงานมีระเบียบไม่สับสน หากมีข้อผิดพลาดก็สามารถตรวจสอบได้ง่าย และแก้ปัญหาได้ตรงจุด
ยิ่งวางแผนการทำงานได้ดีมากเท่าไร ก็ยิ่งใช้เวลาน้อยและเกิดประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น
1.3 แบ่งงานใหญ่ออกเป็นงานย่อยที่สามารถจัดการได้ง่ายขึ้น
งานบางประเภทที่ใช้เวลามากและยากที่จะทำให้เสร็จในวันเดียว ก็ควรจะแบ่งงานนั้นออกเป็นงานย่อยๆ ซึ่งเมื่อทำเสร็จแต่ละงานย่อยๆ จะสามารถสังเกตเห็นก้าวหน้าได้ง่ายกว่า และเกิดกำลังใจในการทำงานชิ้นต่อไป
1.4 จัดลำดับความสำคัญ
จัดเวลาให้กับภารกิจที่สำคัญที่สุดก่อน โดยใช้หลักของไอเซนฮาวร์ แมทริกซ์ (The Eisenhower Matrix) ซึ่งคิดค้นโดยไอเซนฮาวร์ อดีตประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา
วิธีการคือแบ่งตารางออกเป็นสี่ช่อง ได้แก่
ช่องที่หนึ่ง คือ งานสำคัญและเร่งด่วน (Important and urgent) = เป็นงานสำคัญที่ต้องทำก่อนหากทำไม่เสร็จจะกระทบงานอื่นๆด้วย หรืองานที่ไม่ทำจะเกิดวิกฤตและเป็นปัญหาใหญ่
ช่องที่สอง คือ งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important, but not urgent) = เป็นงานที่มีความสำคัญต่อชีวิตและมีผลต่อเป้าหมายอนาคต แต่ยังไม่มีความเร่งด่วน
เช่น การวางแผนชีวิต วางแผนธุรกิจ การศึกษาด้านการลงทุน ซึ่งเป็นงานที่เราให้ความสำคัญแต่ยังไม่เร่งด่วนที่จะทำ มักเป็นงานที่ใช้เวลามากและเกี่ยวข้องกับเป้าหมายในระยะยาว เป็นงานที่ควรจะทำรองจากช่องที่หนึ่ง
ช่องที่สาม คือ ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Urgent, but not important) = มักเป็นงานปลีกย่อยที่เข้ามาแทรกในแต่ละวัน
เช่น โทรศัพท์ที่เข้ามา ตอบอีเมล อะไรที่ทำให้รู้สึกยุ่งโดยใช่เหตุ ควรมอบหมายให้คนอื่นทำแทนให้ถ้าทำได้
ช่องที่สี่ คือ ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not important, not urgent) = งานที่ทำแล้วไม่เกิดผลอะไร เป็นสิ่งไม่จำเป็น ควรตัดทิ้งไป
เช่น การคุยโทรศัพท์ยาวนานแบบไม่มีเป้าหมาย การดูหนัง เล่นเกมส์ เป็นต้น }
Reference: https://gobemore.co
1.5 จดบันทึกรายการงานที่จะต้องทำในแต่ละวันเป็น To-do-list
To-do-list เป็นการบันทึกรายการของงาน แล้วเรียงลำดับสิ่งที่จะต้องทำในแต่ละวัน โดยให้งานที่สำคัญและเร่งด่วนเป็นอันดับต้นๆก่อน แล้วค่อยตามด้วยงานที่สำคัญรองลงมา
1.6 หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างในเวลาพร้อมกัน
ให้พยายามทำงานให้จบเป็นอย่างๆ การทำงานทีละอย่างจะมีสมาธิจดจ่อและได้ผลงานดีกว่าทำหลายอย่างในเวลาเดียวกัน
1.7 กำหนดขั้นตอนและระยะเวลาเพื่อวัดความก้าวหน้า
1.8 ทำตามแผนการทำงานจนกว่าจะบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
ทำตามแผนการที่วางไว้ อาจมีการปรับแผนการได้บ้างถ้าจำเป็นและอย่ายอมแพ้จนกว่าจะบรรลุเป้าหมาย ที่สำคัญคืออย่าผลัดวันประกันพรุ่ง
2.มีสมาธิกับงาน
2.1 การสร้างสมาธิ
การสร้างสมาธิในการทำงาน เป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก ๆ ในการทำงานแทบจะทุกประเภท และการมีสมาธิก็ยังช่วยให้คนเราสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ อาจใช้การทำสมาธิในช่วงสั้นๆก่อนเริ่มงานเพื่อทำให้จิตใจสงบพร้อมทำงานก็ได้
2.2 จัดสภาวะแวดล้อมให้เหมาะกับการทำงาน
พยายามจัดสถานที่ทำงานให้สงบ บรรยากาศผ่อนคลาย กำจัดสิ่งที่เข้ามารบกวนหรือขัดจังหวะในระหว่างการทำงาน
เช่น เสียงแจ้งเตือนจาก social media ต่างๆ, เว็บไซต์ที่รบกวนสมาธิการทำงาน, เสียงโทรศัพท์, จำกัดการตอบอีเมลเฉพาะที่สำคัญเพื่อลดการใช้เวลามากเกินไปกับการตอบอีเมล
2.3 ใฝ่หาความรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอ เพื่อปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น
ยิ่งเพิ่มพูนความรู้งานที่ทำ ก็ยิ่งปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น
การหาความรู้ใหม่ๆเราสามารถหาได้จากการสัมมนา ฝึกอบรม อ่านหนังสือ หาข้อมูลในอินเตอร์เน็ต หรือสอบถาม พูดคุย ปรึกษากับผู้ที่มีความเชี่ยวชาญก็ได้เช่นกัน
การที่เรามีความรู้มากขึ้นทำให้สามารถแก้ปัญหาได้ง่ายขึ้น มีทางเลือกในการแก้ปัญหามากขึ้น
3.หมั่นดูแลสุขภาพกาย
สุขภาพกายเป็นส่วนสำคัญให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากดูแลสุขภาพกายให้ดีปราศจากโรคภัยไข้เจ็บย่อมส่งผลดีต่อการทำงาน
3.1 กินอาหารดีมีประโยชน์
การกินอาหารดีมีประโยชน์ จะทำให้สุขภาพดี ปลอดโรค หากรับประทานอาหารไม่ดี เช่น อาหารที่มีสารปนเปื้อนอาหารขยะ ก็จะพลอยให้ร่างกาย เจ็บป่วยไปด้วย การรับประทานอาหารดีมีประโยชน์ จึงเป็นสิ่งที่จำ เป็น ต่อสุขภาพอย่างยิ่ง
3.2 พักผ่อนให้เพียงพอ
พยายามจัดระบบการนอนและตื่นให้เป็นเวลา พักผ่อนให้เพียงพอ จะทำให้สมองแจ่มใส พร้อมในการทำงาน
3.3 การออกกำลังกาย
ทำให้ร่างกายกระฉับกระเฉง คล่องแคล่ว ตื่นตัว
4.ดูแลสุขภาพจิตให้ดี
4.1 ดูแลสุขภาพจิตตัวเอง
คนที่มีสุขภาพจิตดีจะสามารถปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อมได้อย่างมีความสุข ทำงานได้เต็มตามศักยภาพ ถึงแม้ชีวิตจะเผชิญปัญหามาก ก็สามารถแก้ไขผ่านพ้นไปได้ด้วยดี
4.2 เรียนรู้วิธีเข้าใจอารมณ์ตัวเอง
ด้วยการฝึกสติเพื่อให้รู้สึกตัว รู้ว่าปัจจุบันตนเองมีอารมณ์ความรู้สึกอย่างไร รู้ตัวว่าความกังวล ความเครียด ความกลัว มีสาเหตุจากอะไร
4.3 มีทักษะในการจัดการอารมณ์ตนเอง
เมื่อเกิดความเครียดหรือความเศร้า สามารถปลุกปลอบให้กำลังใจตนเอง สร้างแรงจูงใจในการกระทำสิ่งต่างๆ สร้างความรู้สึกดีต่อตนเอง ให้อภัยตนเองได้
4.4 รู้จักวิธีผ่อนคลายความเครียดจากการทำงาน
หาวิธีการคลายความเครียดหลังเลิกงาน เช่น ออกกำลังกาย เล่นกีฬา เล่นดนตรี ทำงานอดิเรก ศิลปะ หามุมสงบกับธรรมชาติเพื่อพักผ่อนจิตใจ
4.5 สร้างวิธีคิดบวก
ฝีกมองโลกในแง่ดี ฝึกคิดหลายมุมมอง มีอารมณ์ขันและทักษะในการแก้ปัญหา ฝึกใจให้คุ้นเคยกับการยอมรับสิ่งต่างๆที่เปลี่ยนแปลงในชีวิต
สรุป
จากที่กล่าวมาทั้งหมดนั้นเป็นเคล็ดลับ 4 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หากผู้อ่านเข้าใจแล้วนำมาปรับใช้กับชีวิตประจำวันได้ ก็จะเป็นประโยชน์อย่างแน่นอน
ซึ่งนอกจากแนวทางปฏิบัติดังกล่าวแล้วยังมีแนวทางอื่นๆ ที่สามารถทำได้อีกหลากหลายรูปแบบ
สุดท้ายแล้วหัวใจสำคัญที่สุดในการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน คือ ความใส่ใจที่จะเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้นนั่นเอง
Reference:
Eisenhower Matrix
